Palmsa Success Story | LogisticaHQ & CifraHQ

How Palmsa Modernized Orthopedic & Trauma Implant Distribution with LogisticaHQ & CifraHQ Cómo Palmsa Modernizó la Distribución de Implantes Ortopédicos y de Trauma con LogisticaHQ y CifraHQ Comment Palmsa a modernisé la distribution d'implants orthopédiques et de traumatologie avec LogisticaHQ et CifraHQ

Medical Device Distribution | Panama City, Panama Distribución de Dispositivos Médicos | Ciudad de Panamá, Panamá Distribution de dispositifs médicaux | Panama City, Panama

Hours → MinutesHoras → MinutosHeures → Minutes

Process Time ReducedTiempo de Proceso ReducidoTemps de traitement réduit

3,500+

Implant & Device SKUsSKU de Implantes y DispositivosRéférences d'implants et dispositifs

2-in-12 en 12-en-1

LogisticaHQ + CifraHQ

Multi-SiteMulti-SedeMulti-site

Consignment DigitizedConsignación DigitalizadaDépôt-vente numérisé

The ChallengeEl DesafíoLe défi

Founded in 2008 by Dr. Lionel Jaén, a renowned Panamanian orthopedist, Palmsa (Productos a la Mano, S.A.) has grown into a trusted distributor of orthopedic and trauma implants, supplying hospitals and surgeons across Panama. Today the company operates with a team of 25-30 employees.

As Palmsa's implant and instrumentation catalog grew, the business ran into the limits of a spreadsheet-based operation:

Rudimentary tools: Sales, inventory, and accounting were patched together with Excel spreadsheets and a basic cloud accounting system with poor usability and no dedicated technical support
Slow, unoptimized processes: Routine tasks that should take minutes stretched into hours
Difficult staff adoption: The old system's clunky interface made it hard to onboard new team members
Complex inventory: Tracking 3,500-4,000+ SKUs of orthopedic and trauma implants and instrumentation sets across multiple locations
Consignment complexity: Implant sets placed at hospitals and with surgeons — only invoiced once used in surgery — were difficult to track and reconcile

"The system we used was always very rudimentary. It wasn't optimized at all."
— Rafael Barragán, Biomedical Engineer, Palmsa

Fundada en 2008 por el Dr. Lionel Jaén, un reconocido ortopedista panameño, Palmsa (Productos a la Mano, S.A.) se ha convertido en un distribuidor de confianza de implantes ortopédicos y de trauma, abasteciendo a hospitales y cirujanos en todo Panamá. Hoy la empresa opera con un equipo de 25-30 empleados.

A medida que el catálogo de implantes e instrumental de Palmsa crecía, la operación llegó a los límites de un sistema basado en hojas de cálculo:

Herramientas rudimentarias: Ventas, inventario y contabilidad se manejaban con hojas de Excel y un sistema básico de contabilidad en la nube, con poca usabilidad y sin soporte técnico dedicado
Procesos lentos y no optimizados: Tareas rutinarias que deberían tomar minutos se extendían a horas
Adopción difícil por el personal: La interfaz poco amigable del sistema anterior dificultaba la capacitación de nuevos colaboradores
Inventario complejo: Seguimiento de más de 3,500-4,000 SKU de implantes ortopédicos y de trauma e instrumental en múltiples ubicaciones
Complejidad de consignación: Los sets de implantes colocados en hospitales y con cirujanos — facturados solo al usarse en cirugía — eran difíciles de rastrear y conciliar

"El sistema que usábamos siempre fue muy rudimentario. No estaba nada optimizado."
— Rafael Barragán, Ingeniero Biomédico, Palmsa

Fondée en 2008 par le Dr Lionel Jaén, orthopédiste panaméen de renom, Palmsa (Productos a la Mano, S.A.) est devenue un distributeur de confiance d'implants orthopédiques et de traumatologie, approvisionnant hôpitaux et chirurgiens dans tout le Panama. L'entreprise compte aujourd'hui une équipe de 25 à 30 employés.

À mesure que le catalogue d'implants et d'instrumentation de Palmsa s'étoffait, l'exploitation a atteint les limites d'un système basé sur des feuilles de calcul :

Outils rudimentaires : ventes, inventaire et comptabilité reposaient sur des feuilles Excel et un système de comptabilité infonuagique basique, peu ergonomique et sans support technique dédié
Processus lents et non optimisés : des tâches courantes qui devraient prendre quelques minutes s'étiraient sur des heures
Adoption difficile par le personnel : l'interface peu conviviale de l'ancien système compliquait la formation des nouveaux employés
Inventaire complexe : suivi de plus de 3 500 à 4 000 références d'implants orthopédiques et de traumatologie et d'instrumentation sur plusieurs sites
Complexité du dépôt-vente : les sets d'implants placés dans les hôpitaux et chez les chirurgiens — facturés seulement une fois utilisés en chirurgie — étaient difficiles à suivre et à réconcilier

« Le système que nous utilisions a toujours été très rudimentaire. Il n'était pas du tout optimisé. »
— Rafael Barragán, ingénieur biomédical, Palmsa

The SolutionLa SoluciónLa solution

Palmsa implemented both LogisticaHQ Cloud WMS and CifraHQ ERP, replacing its Excel-and-spreadsheet workflow with a unified platform built for regulated medical device distribution.

LogisticaHQ Cloud WMS — Multi-Warehouse & Consignment Control

Digitized multi-warehouse inventory control for orthopedic and trauma implants
Consignment inventory tracking for implant sets placed at hospitals and with surgeons, invoiced only once used
Full traceability across 3,500-4,000+ SKUs, from implant sets down to individual instrumentation
Flexible product visualization — list, card, and custom groupings by procedure, brand, or size

CifraHQ CRM & Sales

Centralized relationship management for hospitals, surgeons, and distributor accounts
Sales order processing tied directly to real-time inventory and consignment availability
Case-specific quoting for implant sets by procedure type

CifraHQ Planning — Surgery Scheduling Calendar

Calendar-based planning to schedule and coordinate implant sets ahead of upcoming surgeries
Ensures the right instrumentation and implants are staged and available for each procedure date
Reduces the risk of missing inventory on surgery day

CifraHQ Accounting

Unified accounting, replacing the disconnected legacy cloud accounting system
Real-time financial visibility tied directly to inventory movement and consignment usage

Palmsa implementó tanto LogisticaHQ Cloud WMS como CifraHQ ERP, reemplazando su flujo de trabajo basado en Excel por una plataforma unificada diseñada para la distribución regulada de dispositivos médicos.

LogisticaHQ Cloud WMS — Control Multi-Bodega y de Consignación

Control de inventario multi-bodega digitalizado para implantes ortopédicos y de trauma
Seguimiento de inventario en consignación para sets de implantes colocados en hospitales y con cirujanos, facturados solo al usarse
Trazabilidad completa en más de 3,500-4,000 SKU, desde sets de implantes hasta instrumental individual
Visualización flexible de productos — lista, tarjetas y agrupaciones personalizadas por procedimiento, marca o tamaño

CRM y Ventas de CifraHQ

Gestión centralizada de relaciones con hospitales, cirujanos y cuentas de distribuidores
Procesamiento de órdenes de venta vinculado directamente a la disponibilidad de inventario y consignación en tiempo real
Cotización específica por caso para sets de implantes según el tipo de procedimiento

Planificación de CifraHQ — Calendario de Cirugías

Planificación basada en calendario para programar y coordinar sets de implantes antes de próximas cirugías
Asegura que el instrumental y los implantes correctos estén listos y disponibles para cada fecha de procedimiento
Reduce el riesgo de faltantes de inventario el día de la cirugía

Contabilidad de CifraHQ

Contabilidad unificada, reemplazando el sistema de contabilidad en la nube anterior y desconectado
Visibilidad financiera en tiempo real vinculada directamente al movimiento de inventario y uso de consignación

Palmsa a déployé à la fois LogisticaHQ Cloud WMS et CifraHQ ERP, remplaçant son flux de travail basé sur Excel par une plateforme unifiée conçue pour la distribution réglementée de dispositifs médicaux.

LogisticaHQ Cloud WMS — Contrôle multi-entrepôt et du dépôt-vente

Contrôle des stocks multi-entrepôt numérisé pour les implants orthopédiques et de traumatologie
Suivi des stocks en dépôt-vente pour les sets d'implants placés dans les hôpitaux et chez les chirurgiens, facturés seulement une fois utilisés
Traçabilité complète sur plus de 3 500 à 4 000 références, des sets d'implants jusqu'à l'instrumentation individuelle
Visualisation flexible des produits — liste, cartes et regroupements personnalisés par procédure, marque ou taille

CRM et ventes CifraHQ

Gestion centralisée des relations avec les hôpitaux, chirurgiens et comptes distributeurs
Traitement des commandes de vente lié directement à la disponibilité des stocks et du dépôt-vente en temps réel
Devis spécifiques par cas pour les sets d'implants selon le type de procédure

Planification CifraHQ — Calendrier de programmation chirurgicale

Planification par calendrier pour programmer et coordonner les sets d'implants en amont des chirurgies à venir
Garantit que l'instrumentation et les implants adéquats sont prêts et disponibles pour chaque date de procédure
Réduit le risque de rupture de stock le jour de la chirurgie

Comptabilité CifraHQ

Comptabilité unifiée, remplaçant l'ancien système de comptabilité infonuagique déconnecté
Visibilité financière en temps réel liée directement aux mouvements de stock et à l'utilisation du dépôt-vente

Surgical Trays, Counted by ExceptionBandejas Quirúrgicas, Contadas por ExcepciónPlateaux Chirurgicaux, Comptés par Exception

Palmsa's consignment problem does not end when a tray leaves the warehouse. A surgical tray is full of implants, screws and instruments: 100+ lot and expiry tracked implants and screws that surgery can consume, plus an instrument set that is checked for presence and never consumed. Only what surgery actually uses is invoiced. Counting every SKU back by hand on every returning tray is not work a warehouse can sustain, and a rushed full count bills the hospital for the entire tray.

LogisticaHQ turns the return count around. The operator declares only what surgery used, and everything else goes back onto the tray automatically.

The Tray Loop at Palmsa

Dispatch on one scan - the tray ships to the hospital as a unit, with driver, truck and seal captured on the handheld
Count by exception on return - only consumed items are declared; the rest is received back with the lot, expiry and serial detail it was dispatched with
FEFO attribution - consumption is attributed to the earliest expiry that was dispatched, so the lot billed is the oldest one that actually left the building
Consumption to CifraHQ - reconciliation writes a numbered consumption document that CifraHQ pulls and prices; LogisticaHQ never holds a price for this flow
Directed refill - the tray is replenished against its own bill of materials and returns to ready for the next case

Read how surgical tray management works.

El problema de consignación de Palmsa no termina cuando la bandeja sale de la bodega. Una bandeja quirúrgica va llena de implantes, tornillos e instrumental: más de 100 implantes y tornillos rastreados por lote y vencimiento que la cirugía puede consumir, además de un set de instrumental que se verifica por presencia y nunca se consume. Solo se factura lo que la cirugía realmente usa. Contar a mano cada SKU en cada bandeja que regresa no es trabajo que una bodega pueda sostener, y un conteo completo hecho a la carrera termina facturando al hospital la bandeja entera.

LogisticaHQ invierte el conteo de devolución. El operador declara únicamente lo que usó la cirugía, y todo lo demás vuelve a la bandeja automáticamente.

El Ciclo de la Bandeja en Palmsa

Despacho con un escaneo - la bandeja sale al hospital como una unidad, capturando conductor, camión y sello en el terminal
Conteo por excepción al regreso - solo se declaran los artículos consumidos; el resto se recibe de vuelta con el lote, vencimiento y serie con los que fue despachado
Atribución FEFO - el consumo se atribuye al vencimiento más próximo que fue despachado, así que el lote facturado es el más antiguo que realmente salió
Consumo hacia CifraHQ - la conciliación genera un documento de consumo numerado que CifraHQ obtiene y valoriza; LogisticaHQ nunca guarda un precio en este flujo
Reposición dirigida - la bandeja se repone contra su propia lista de materiales y vuelve a quedar lista para el siguiente caso

Vea cómo funciona la gestión de bandejas quirúrgicas.

Le problème de dépôt-vente de Palmsa ne s'arrête pas au départ du plateau. Un plateau chirurgical est rempli d'implants, de vis et d'instruments : plus de 100 implants et vis suivis par lot et péremption que la chirurgie peut consommer, plus un set d'instruments vérifié par présence et jamais consommé. Seul ce que la chirurgie utilise réellement est facturé. Recompter à la main chaque référence sur chaque plateau qui revient n'est pas tenable pour un entrepôt, et un comptage complet bâclé facture à l'hôpital le plateau entier.

LogisticaHQ inverse le comptage au retour. L'opérateur déclare uniquement ce que la chirurgie a utilisé, et tout le reste revient automatiquement sur le plateau.

Le Cycle du Plateau chez Palmsa

Expédition en un scan - le plateau part à l'hôpital comme une unité, avec chauffeur, camion et scellé saisis sur le terminal
Comptage par exception au retour - seuls les articles consommés sont déclarés ; le reste est reçu avec le lot, la péremption et la série d'expédition
Attribution FEFO - la consommation est attribuée à la péremption la plus proche expédiée, donc le lot facturé est le plus ancien réellement sorti
Consommation vers CifraHQ - la réconciliation génère un document de consommation numéroté que CifraHQ récupère et valorise ; LogisticaHQ ne détient aucun prix dans ce flux
Réapprovisionnement dirigé - le plateau est regarni selon sa propre nomenclature et redevient prêt pour l'intervention suivante

Découvrez le fonctionnement de la gestion des plateaux chirurgicaux.

Proven ResultsResultados ComprobadosRésultats prouvés

IndicatorIndicadorIndicateur	Before LogisticaHQ & CifraHQAntes de LogisticaHQ y CifraHQAvant LogisticaHQ et CifraHQ	After ImplementationDespués de ImplementaciónAprès la mise en œuvre
Process TimeTiempo de ProcesoTemps de traitement	Hours per taskHoras por tareaHeures par tâche	MinutesMinutosMinutes Time SavedTiempo AhorradoTemps gagné
Inventory & Consignment TrackingSeguimiento de Inventario y ConsignaciónSuivi des stocks et du dépôt-vente	Manual, spreadsheet-basedManual, basado en hojas de cálculoManuel, basé sur des feuilles de calcul	Digitized, multi-warehouse, real-timeDigitalizado, multi-bodega, en tiempo realNumérisé, multi-entrepôt, en temps réel
Staff OnboardingIncorporación de PersonalIntégration du personnel	Steep learning curveCurva de aprendizaje pronunciadaCourbe d'apprentissage abrupte	Intuitive interface, faster onboardingInterfaz intuitiva, incorporación más rápidaInterface intuitive, intégration plus rapide
Technical SupportSoporte TécnicoSupport technique	NoneNingunoAucun	Dedicated supportSoporte dedicadoSupport dédié
SKU Visibility (3,500-4,000+ items)Visibilidad de SKU (más de 3,500-4,000)Visibilité des références (3 500 à 4 000+)	Fragmented across spreadsheetsFragmentada en hojas de cálculoFragmentée entre feuilles de calcul	Centralized, flexible list/card/grouped viewsVistas centralizadas y flexibles en lista, tarjeta y agrupadasVues centralisées et flexibles en liste, cartes et regroupements

"Processes that used to take hours now take less than an hour or even just minutes. Time efficiency has been the biggest gain." "Procesos que antes tomaban horas ahora toman menos de una hora, o incluso solo minutos. La eficiencia de tiempo ha sido la mayor ganancia." « Les processus qui prenaient autrefois des heures ne prennent désormais plus qu'une heure, voire seulement quelques minutes. Le gain de temps a été notre plus grande avancée. »

— Rafael Barragán, Biomedical Engineer, Palmsa — Rafael Barragán, Ingeniero Biomédico, Palmsa — Rafael Barragán, ingénieur biomédical, Palmsa

Why LogisticaHQ & CifraHQPor Qué LogisticaHQ y CifraHQPourquoi LogisticaHQ & CifraHQ

Built for regulated distribution: Consignment tracking and full traceability for orthopedic and trauma implant sets, from warehouse to operating room
Unified platform: Inventory, accounting, CRM, sales, and surgery-scheduling planning working together, eliminating disconnected spreadsheets
Fast, intuitive adoption: A modern interface shortened the learning curve for staff moving off Excel
Built for growth: Supports Palmsa's expansion into new lines like dentistry and radiology
Cloud reliability: Zero infrastructure investment, accessible from anywhere
Dedicated support: Local, responsive support that Palmsa's previous system never offered

Looking ahead, Palmsa plans to expand its portfolio into dentistry and radiology, and to deepen its use of CifraHQ's CRM, Sales, Accounting, and Planning modules across all operations as it continues to grow alongside much larger competitors in Panama's medical device market.

Diseñado para distribución regulada: Seguimiento de consignación y trazabilidad completa de sets de implantes ortopédicos y de trauma, desde la bodega hasta el quirófano
Plataforma unificada: Inventario, contabilidad, CRM, ventas y planificación de cirugías trabajando juntos, eliminando hojas de cálculo desconectadas
Adopción rápida e intuitiva: Una interfaz moderna acortó la curva de aprendizaje del personal que dejaba atrás Excel
Diseñada para crecer: Respalda la expansión de Palmsa hacia nuevas líneas como odontología y radiología
Confiabilidad en la nube: Cero inversión en infraestructura, accesible desde cualquier lugar
Soporte dedicado: Soporte local y receptivo que el sistema anterior de Palmsa nunca ofreció

De cara al futuro, Palmsa planea expandir su portafolio hacia odontología y radiología, y profundizar el uso de los módulos de CRM, Ventas, Contabilidad y Planificación de CifraHQ en todas sus operaciones mientras continúa creciendo junto a competidores mucho más grandes en el mercado panameño de dispositivos médicos.

Conçu pour la distribution réglementée : suivi du dépôt-vente et traçabilité complète des sets d'implants orthopédiques et de traumatologie, de l'entrepôt jusqu'au bloc opératoire
Plateforme unifiée : inventaire, comptabilité, CRM, ventes et planification des chirurgies fonctionnant ensemble, éliminant les feuilles de calcul déconnectées
Adoption rapide et intuitive : une interface moderne a raccourci la courbe d'apprentissage du personnel quittant Excel
Conçu pour la croissance : soutient l'expansion de Palmsa vers de nouvelles gammes comme la dentisterie et la radiologie
Fiabilité infonuagique : aucun investissement en infrastructure, accessible de partout
Support dédié : un support local et réactif que l'ancien système de Palmsa n'a jamais offert

Pour l'avenir, Palmsa prévoit d'étendre son portefeuille à la dentisterie et à la radiologie, et d'approfondir l'utilisation des modules CRM, Ventes, Comptabilité et Planification de CifraHQ dans l'ensemble de ses opérations, tout en poursuivant sa croissance face à des concurrents bien plus grands sur le marché panaméen des dispositifs médicaux.

Palmsa Success Story Historia de Éxito de Palmsa Étude de cas Palmsa