LogisticaHQ genera la Factura Electrónica XML v4.4 directamente desde el movimiento de despacho de bodega, firmada con XAdES y enviada al ATV de Hacienda en tiempo real — sin re-digitación, sin hojas de cálculo, sin riesgo de inconsistencias tributarias. Cumplimiento pleno con DGT-R-012-2023.
Cumplimiento con Decreto Ejecutivo 37398-H | Resolución DGT-R-012-2023 (XML v4.4)
La Administración Tributaria Virtual (ATV) es el portal electrónico del Ministerio de Hacienda de Costa Rica (hacienda.go.cr) a través del cual las empresas registran, firman, transmiten y validan sus comprobantes electrónicos. El acceso se realiza en atv.hacienda.go.cr y el soporte técnico de Hacienda atiende en el número +506 2284-5170.
La obligación de emitir comprobantes electrónicos tiene base en la Ley 9069/2012 (Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas) y en el Decreto Ejecutivo 37398-H (Reglamento de Comprobantes Electrónicos). La especificación técnica vigente está definida en la Resolución DGT-R-033-2019 y actualizada por la Resolución DGT-R-012-2023, que establece el XML Schema v4.4 actualmente en uso. Toda empresa con ingresos anuales superiores a ₡6 millones (~USD 11,500) está obligada a emitir comprobantes electrónicos.
Para las bodegas costarricenses, la integración con Hacienda no es opcional: cada salida de inventario con valor comercial genera la obligación de emitir un comprobante electrónico antes de que la mercancía abandone las instalaciones. Un WMS que no integre directamente con el ATV obliga a la empresa a mantener un proceso paralelo manual de emisión de facturas, con el riesgo permanente de inconsistencias entre el inventario del WMS y los documentos tributarios de Hacienda.
Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas — base legal para comprobantes electrónicos.
Reglamento de Comprobantes Electrónicos — define los tipos de documentos y obligaciones.
Especificaciones técnicas XML Schema v4.4 — namespace, XSD, firma digital, endpoints API.
₡6 millones de ingresos anuales (~USD 11,500) — prácticamente toda empresa comercial está obligada.
2% del monto no documentado, mínimo ₡50,000 (~USD 96). Rechazo automático por Clave Numérica incorrecta.
LogisticaHQ genera automáticamente el tipo correcto de comprobante según el movimiento de bodega, la naturaleza del receptor y el régimen aduanero aplicable. Para las bodegas en Zona Franca, la selección del documento correcto es crítica para no comprometer los beneficios fiscales del régimen.
Emitida a compradores que son personas jurídicas o personas físicas con actividad económica y número de cédula jurídica o física. Es el documento estándar para ventas B2B — comercio entre empresas, ventas a distribuidores, exportación al mercado nacional desde Zona Franca.
Uso en bodega: despacho a cliente con número de cédula jurídica
Para ventas a consumidores finales sin actividad económica formal. No requiere número de identificación tributaria del comprador. Habitual en despachos de retail, puntos de venta directa al consumidor y distribución de pequeña escala donde el receptor no cuenta con cédula jurídica activa.
Uso en bodega: despacho sin identificación fiscal del receptor
Documento de reversa o ajuste parcial de una FE o TE previa. Debe referenciar la Clave Numérica del documento original. LogisticaHQ genera la NCE automáticamente al procesar devoluciones al proveedor, ajustes de inventario por diferencias de conteo o reverso de despachos incorrectos, manteniendo la trazabilidad entre la NCE y el movimiento de bodega asociado.
Uso en bodega: devoluciones, ajustes de inventario
Utilizada para incrementar el valor de una transacción ya documentada — cargos adicionales, penalidades contractuales, ajuste por diferencial de tipo de cambio en contratos en dólares. El sistema referencia la Clave Numérica del documento base y genera la NDE firmada conforme DGT-R-012-2023 para envío inmediato al ATV.
Uso en bodega: cargos adicionales sobre despachos previos
Documento que emite el comprador cuando adquiere mercancía de un vendedor no obligado a emitir comprobantes electrónicos — pequeños agricultores, vendedores informales, cooperativas bajo umbral de ingresos. Fundamental para bodegas agrícolas que reciben piña o banano de fincas productoras independientes y para distribuidores que compran a productores artesanales.
Uso en bodega: recepción de proveedores informales o agrícolas
Para servicios sin entrega física de mercancía — servicios de almacenaje mensual, honorarios de gestión logística, cobros de servicios de valor agregado (kitting, etiquetado, reproceso). Utilizado principalmente por operadores 3PL en la facturación de servicios prestados a clientes, separando la facturación de servicios de la facturación de mercancía.
Uso en bodega: cobro de almacenaje y servicios 3PL
La Clave Numérica es el identificador único de 50 dígitos que el sistema emisor genera para cada comprobante. Es el campo más crítico del XML: si está mal formada, el ATV rechaza el documento de inmediato y genera retrasos operativos mientras se corrige y re-emite. LogisticaHQ construye y valida la Clave Numérica automáticamente en cada despacho.
El XML de los comprobantes electrónicos sigue el namespace https://cdn.comprobanteselectronicos.go.cr/xml/v4.4 publicado por Hacienda. La validación se realiza contra el XSD Schema oficial. La firma digital usa XAdES-XL o RSA-SHA256 con el certificado emitido por el Banco Central de Costa Rica (BCCR).
La transmisión al ATV se realiza mediante HTTPS POST al endpoint de producción (https://api.comprobanteselectronicos.go.cr/recepcion/v1/recepcion). La respuesta inicial es un código HTTP 202 (aceptación provisional), seguido de la validación asíncrona cuyo resultado llega por webhook. LogisticaHQ monitorea el estado de cada documento y lo registra en el expediente del movimiento de bodega correspondiente.
Para desarrollo y pruebas de integración está disponible el entorno sandbox de Hacienda en https://api-sandbox.comprobanteselectronicos.go.cr. LogisticaHQ incluye configuración de sandbox prelistada para Costa Rica, lo que acelera el proceso de certificación durante la implementación del WMS.
LogisticaHQ genera, valida y registra la Clave Numérica automáticamente. El operador de bodega nunca la ve ni la manipula.
Desde que el operador confirma el despacho en el WMS hasta que Hacienda devuelve la aceptación — todo ocurre en segundos, sin intervención manual. Este flujo aplica tanto para bodegas en el mercado local como para despachos desde Zona Franca al mercado nacional.
El operador escanea los ítems y confirma el despacho en el WMS con lector Zebra.
LogisticaHQ construye el XML con Clave Numérica, selecciona el tipo (FE/TE/NCE) y aplica IVA diferenciado.
El documento XML es firmado con XAdES-XL usando el certificado del BCCR registrado en ATV.
HTTPS POST al endpoint de producción de la API ATV. Respuesta 202 (aceptación provisional) en <3 segundos.
Webhook devuelve aceptación definitiva. LogisticaHQ registra el estado en el expediente del movimiento.
En dispositivos móviles: el flujo completo ocurre en segundo plano. El operador sólo confirma el despacho — el WMS hace el resto.
api.comprobanteselectronicos.go.cr/recepcion/v1/recepcion
api-sandbox.comprobanteselectronicos.go.cr
Exportaciones y operaciones ZF-a-ZF: exentas (0%) pero igual requieren comprobante electrónico.
Las bodegas en Zona Franca de Costa Rica enfrentan una capa adicional de complejidad: deben emitir comprobantes electrónicos para todas las ventas al mercado nacional, pero estas operaciones están sujetas a un régimen IVA especial que varía según el destino de la mercancía. Las ventas ZF-a-mercado-nacional generan IVA al 13% (tasa general) y requieren FE. Las ventas ZF-a-exportación están exentas de IVA pero igual requieren el comprobante con tasa 0%. Las transferencias entre empresas dentro de la misma ZF (por ejemplo, de Boston Scientific a un proveedor de componentes en Coyol) también requieren documentación electrónica para el control de PROCOMER.
Bajo la Ley 7210/1990 (Régimen de Zonas Francas) y su administración por PROCOMER, las empresas beneficiarias deben mantener registros de inventario que permitan auditorías tributarias en cualquier momento. Un error en la clasificación del régimen de la mercancía — facturando como ZF-a-exportación una venta que en realidad fue al mercado nacional — puede derivar en la pérdida de beneficios fiscales y en sanciones de Hacienda por evasión de IVA. LogisticaHQ previene este riesgo mediante la validación automática del régimen fiscal antes de generar el comprobante.
Las multinacionales del Coyol Free Zone en Alajuela — Boston Scientific, Medtronic, Baxter, Edwards Lifesciences — operan con estándares FDA 21 CFR Part 820 que exigen trazabilidad de componentes a nivel de lote y número de serie. LogisticaHQ correlaciona esta trazabilidad con los comprobantes electrónicos de Hacienda, de forma que cada factura referencia el número de lote y el número de parte OEM de los ítems despachados. Esto facilita los informes de auditoría tanto de PROCOMER como de inspectores de la FDA durante visitas de planta. Para más información sobre las necesidades específicas de los operadores logísticos del país, consulte la página principal de Costa Rica.
No es una integración puntual — es un módulo nativo que convierte cada movimiento de bodega costarricense en un evento tributario automático. Conectado con los módulos de seguimiento de inventario en tiempo real y reportes y analítica.
Cada movimiento de despacho en el WMS genera automáticamente el comprobante electrónico correspondiente. No hay pasos manuales entre el escaneo de la mercancía y la transmisión al ATV. El número de comprobante queda vinculado en el registro del movimiento para trazabilidad completa.
Ver todas las integracionesLogisticaHQ valida los datos obligatorios del XML antes de la transmisión: campos de cédula del receptor, datos de actividad económica, líneas de detalle con código CABYS cuando aplica. Si Hacienda rechaza un documento, el sistema notifica al responsable tributario, registra el motivo del rechazo y facilita la corrección y re-transmisión desde el mismo expediente.
Cuando la bodega opera sin conectividad (cortes de servicio, zonas con señal limitada), LogisticaHQ activa automáticamente el modo contingencia (Situación 2) de la Clave Numérica. Los comprobantes se almacenan localmente y se sincronizan con el ATV en cuanto se restaura la conexión, sin pérdida de información ni documentos sin emitir.
LogisticaHQ genera el resumen mensual de comprobantes emitidos y recibidos, desglosado por tasa de IVA, tipo de documento y período, en el formato requerido para la presentación de la Declaración D-104 de IVA en el portal ATV. Reduce a horas el trabajo que normalmente toma días al equipo contable. Ver módulo de analítica y reportes.
Cada movimiento de bodega tiene un expediente que incluye: el XML firmado, la respuesta de Hacienda, el estado del comprobante (aceptado / rechazado / en proceso), el número de Clave Numérica y el timestamp de cada evento. Este expediente es inmutable y sirve de respaldo en auditorías de la DGT. Consulte las funcionalidades de cumplimiento normativo de LogisticaHQ.
El equipo de implementación de LogisticaHQ asiste en la configuración del certificado digital del Banco Central de Costa Rica (BCCR), el registro de la numeración autorizada en el ATV y las pruebas en el entorno sandbox de Hacienda. El cliente no necesita conocimientos técnicos de XML ni de PKI para activar la integración. Ver los partners tecnológicos de LogisticaHQ en Costa Rica.
LogisticaHQ integra con los tres sistemas de factura electrónica de la región. Para operadores logísticos con presencia en múltiples países, la consistencia del módulo de facturación elimina la necesidad de sistemas separados por país. Compare con la integración con DIAN de Colombia o consulte las soluciones para la Zona Libre de Colón en Panamá.
| Característica | 🇨🇷 Costa Rica — ATV | 🇵🇦 Panamá — SICE/DGI | 🇨🇴 Colombia — DIAN |
|---|---|---|---|
| Ente regulador | Ministerio de Hacienda (DGT) — portal ATV | Dirección General de Ingresos (DGI) — SICE | DIAN — Dirección de Impuestos y Aduanas |
| Norma técnica vigente | DGT-R-012-2023 (XML v4.4) | Resolución 201-4195 DGI / SICE v2.1 | Resolución 000042/2020 — UBL 2.1 DIAN |
| ID único del documento | Clave Numérica 50 dígitos (incluye código país 506) | CUFE-P (Código Único de Factura Electrónica Panamá) | CUFE (Código Único de Factura Electrónica Colombia) |
| Formato XML | Schema Hacienda CR v4.4 — namespace propio | Schema DGI Panamá / SICE | UBL 2.1 OASIS — estándar internacional |
| Firma digital | XAdES-XL con certificado BCCR | Firma electrónica avanzada — certificado CA autorizada | Certificado digital de firma electrónica — autoridad CA DIAN |
| Tasa IVA general | 13% (con tasas diferenciadas 4%, 2%, 1%) | 7% (general) + sobretasas específicas | 19% (general) + tasas reducidas 5%, 0% |
| Régimen ZF / exportación | ZF bajo Ley 7210 — reportes PROCOMER; FE exenta para exportaciones | Zona Libre de Colón — régimen especial DGI | Zona Franca DIAN — informe bimestral DIAN |
| LogisticaHQ integra | Nativo ✓ — módulo CR Hacienda ATV | Nativo ✓ — módulo PA DGI/SICE | Nativo ✓ — módulo CO DIAN |
La activación del módulo de integración con Hacienda ATV es parte del proceso estándar de implementación de LogisticaHQ en Costa Rica. No requiere adquirir un complemento adicional ni contratar un tercero proveedor de factura electrónica. El módulo está incluido en la suscripción estándar para todas las bodegas en territorio costarricense.
Los partners locales de P4 Software en San José y Heredia coordinan la obtención del certificado digital del BCCR, el registro de la empresa en el portal ATV de Hacienda, la configuración de la numeración autorizada y la ejecución de pruebas en el entorno sandbox. El proceso completo de activación toma entre 5 y 10 días hábiles para clientes sin certificado digital previo. Los casos de éxito de LogisticaHQ incluyen operadores con el módulo Hacienda activo desde el primer día de go-live.
Para bodegas que ya emiten factura electrónica con otro sistema y desean migrar a LogisticaHQ, el equipo de implementación realiza la migración histórica de numeración autorizada y el traspaso del certificado digital sin interrupción de la actividad productiva. La solución para Costa Rica está diseñada para absorber operaciones en marcha. Los equipos de scanning Zebra Technologies TC22 y MC9300 utilizados en las plantas de Zona Franca son plenamente compatibles desde el primer día.
Para operaciones que también requieren integración con sistemas de ERP o SAP, LogisticaHQ expone una API REST documentada que permite enviar desde el ERP los datos del comprobante y recibir de vuelta la Clave Numérica y el estado de aceptación de Hacienda, sin duplicar la gestión de facturas en dos sistemas. Consulte las opciones de precio o contacte al equipo en la página de contacto para Costa Rica.
Ministerio de Hacienda CR: +506 2284-5170 (soporte ATV)
LogisticaHQ: SLA de 4 horas en español para incidencias de integración fiscal. Contactar soporte →
Respuestas técnicas y operativas para los equipos de IT, contabilidad y logística de bodegas costarricenses. Para más contexto sobre la regulación local, visite la página principal de Costa Rica.
La Administración Tributaria Virtual (ATV) es el portal electrónico de Hacienda donde las empresas registran y validan sus comprobantes electrónicos, presentan declaraciones de IVA (D-104) y administran su numeración autorizada. Toda empresa con ingresos anuales superiores a ₡6 millones (~USD 11,500) está obligada a emitir comprobantes electrónicos XML a través del ATV. Las empresas en Zona Franca de Costa Rica también deben usar el sistema ATV para sus ventas al mercado nacional.
La Clave Numérica es el identificador único de 50 dígitos que el emisor genera para cada comprobante electrónico. Incluye el código de país (506 para Costa Rica), la fecha de emisión (DDMMAAAA), la cédula del emisor (12 dígitos), el consecutivo autorizado (20 dígitos), el código de situación (1=normal, 2=contingencia, 3=sin internet) y el código de seguridad (8 dígitos). Sin una Clave Numérica correctamente formada, el ATV rechaza el documento de manera automática e inmediata.
LogisticaHQ correlaciona automáticamente cada movimiento de despacho de bodega con un comprobante electrónico: genera el XML v4.4 conforme al namespace de Hacienda, lo firma digitalmente con XAdES usando el certificado BCCR registrado en el ATV, construye la Clave Numérica según DGT-R-012-2023 y lo envía vía HTTPS POST a la API de recepción. El resultado (aceptación o rechazo) se registra en el expediente del movimiento. El operador de bodega no necesita ingresar al portal ATV ni re-digitar ningún dato. Consulte también la cobertura regional de LogisticaHQ en Centroamérica.
El incumplimiento genera una multa del 2% del monto de la transacción no documentada, con un mínimo de ₡50,000 (~USD 96). Una Clave Numérica incorrecta provoca el rechazo automático por Hacienda y genera retrasos operativos. Para presentaciones tardías de la Declaración D-104 de IVA, se aplica un interés moratorio del 1% mensual sobre el monto impago. Estas sanciones se aplican también a empresas en régimen de Zona Franca de Costa Rica para sus ventas al mercado nacional.
Sí. Las empresas en Zona Franca de Costa Rica deben emitir comprobantes electrónicos (FE o Tiquete Electrónico) para todas las ventas al mercado nacional y para los movimientos de bienes con valor comercial entre zonas. Las exportaciones y operaciones ZF-a-ZF están exentas de IVA (0%) pero igualmente requieren el comprobante electrónico para el control tributario y los reportes semestrales a PROCOMER. Para entender la combinación de requisitos de Hacienda con los reportes de PROCOMER, consulte la solución WMS completa para Costa Rica. LogisticaHQ también integra con los sistemas equivalentes de Colombia (DIAN) y el resto de Centroamérica.
Elimine el proceso paralelo de emisión manual de facturas. Con LogisticaHQ, cada despacho genera automáticamente el comprobante electrónico correcto, lo firma y lo transmite al ATV de Hacienda — sin intervención del equipo contable y sin riesgo de inconsistencias tributarias. Compatible con todas las operaciones de Costa Rica, incluyendo Zona Franca, cadena de frío y distribución farmacéutica.
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