Cómo cobrar los servicios de un 3PL: modelos de facturación

Un distribuidor factura lo que vende. Un 3PL factura lo que hace: el trabajo ocurre en la bodega, a lo largo del mes, y la factura se emite semanas después. Entre un momento y el otro hay tres problemas que se repiten en casi todas las operaciones.

• Muchos clientes, muchos tarifarios. Uno paga el almacenaje por posición de pallet, otro por pie cúbico, otro tiene un mínimo mensual y un tercero negoció una tarifa distinta para devoluciones.
• El evento y el cobro viven en lugares distintos. La recepción se registra en el piso; el cargo se calcula en una hoja de cálculo que alguien actualiza al final del mes.
• Nadie puede probar el cargo. Cuando el cliente pregunta de dónde sale una línea de la factura, reconstruir la respuesta toma horas de revisar papeles.

Más allá del nombre que cada operador les ponga, casi todos los cargos de un 3PL caen en una de estas familias. Lo importante es identificar qué evento de la bodega genera cada una, porque ese evento es la evidencia del cobro.

El error más caro es mezclar medidas sin querer: cobrar el despacho por pedido a un cliente cuyo contrato dice por línea. Por eso el tarifario debe vivir en el sistema, asociado al cliente, y no en la memoria de quien factura.

El almacenaje es el cargo más grande y el más discutido, porque no lo dispara una persona: lo dispara el paso del tiempo. Hay dos formas de calcularlo.

• Sobre una foto. Se mide la ocupación un día del mes (por ejemplo, el último) y se cobra todo el periodo con ese número. Es simple, pero castiga al cliente que retiró mercancía a mitad de mes y favorece al que ingresó el día antes del corte.
• Devengado por día. Cada día se registra cuántas posiciones, ubicaciones o pies cúbicos ocupó la existencia del cliente, y el cargo del mes es la suma de esos días. Es más justo y es más fácil de defender, porque cada día tiene su propia evidencia.

Defina también la unidad: una posición de pallet ocupada cuenta aunque esté a medio llenar; una ubicación de picking cuenta una vez aunque contenga varios productos; el pie cúbico mide el volumen real. Cualquiera sirve, siempre que el contrato diga cuál y el sistema mida lo mismo.

Los ejemplos siguientes usan solo unidades. El monto final de cada uno depende de la tarifa que haya pactado con su cliente.

La misma mercancía produce 1, 3 o 75 cargos según cómo esté escrito el contrato. Si el sistema aplica la unidad equivocada, el error se repite en cada recepción del mes.

Estos tres cargos no dependen del volumen del mes y por eso se olvidan con facilidad.

• Mínimo mensual. Si la suma de los cargos del periodo es menor que el mínimo pactado, se factura el mínimo. El sistema debe comparar los dos números al cerrar el periodo, no depender de que alguien lo recuerde.
• Cargo de apertura. Se cobra una vez, al dar de alta al cliente. Se pierde cuando el alta se hace por una vía y la facturación por otra.
• Costos trasladados con recargo. Un flete o un material pagado por el 3PL se factura al cliente al costo más el recargo pactado. Necesitan el comprobante del gasto adjunto, porque es el cargo que más preguntas genera.

Una disputa casi nunca nace de una tarifa equivocada: nace de que el cliente no puede ver de dónde salió el número. Tres prácticas reducen la mayoría.

1. Cada línea de la factura apunta a un evento. La recepción, el pedido o el servicio que la originó, con fecha y cantidad.
2. El cliente ve su propia operación. Un portal donde consulta su inventario y sus pedidos elimina la llamada de «¿cuánto tengo guardado?» y deja menos puntos a discutir.
3. Las tarifas se acuerdan y se capturan una sola vez. Si el tarifario está en el sistema, el cálculo del mes es el del contrato y no el de la interpretación de quien factura.

La fuga de ingresos de un 3PL rara vez es una tarifa baja: es actividad que se hizo y no se cobró. Un reempaque pedido por correo, una devolución procesada fuera de horario, un mes en que un cliente superó su espacio contratado.

El cierre ordenado tiene tres pasos: generar el cálculo del periodo por cliente, revisar la prefactura contra la actividad esperada y solo entonces emitir el documento. Revisar antes de enviar es más barato que corregir una factura ya enviada y discutida.

En México y en buena parte de América Latina se habla de «software de cobranza» para operadores logísticos. Conviene separar dos trabajos que a veces se confunden.

• Facturación. Generar el cargo a partir de lo que ocurrió en la bodega: calcular, revisar y preparar el documento por cliente.
• Cobranza. Recuperar el pago: seguimiento de saldos, vencimientos y recordatorios. Es un proceso de cuentas por cobrar.

Un WMS resuelve bien la primera parte porque es quien sabe qué ocurrió. La emisión del documento fiscal y el seguimiento de la cobranza pertenecen a su sistema contable. Para eso, vea cifraHQ, el sistema de facturación fiscal de P4 Software. Esta guía no trata reglas fiscales de ningún país.