Operar una bodega en la Zona Libre de Colón: qué debe demostrar su inventario

La Zona Libre de Colón tiene su propia Administración, que otorga los permisos y las claves de operación a las empresas. El control aduanero se ejerce por separado, a través de la Autoridad Nacional de Aduanas (ANA). La norma que da origen a la zona es el Decreto Ley 18 de 17 de junio de 1948.

Esta guía no explica cómo establecerse en la zona. Los requisitos de establecimiento y la diferencia entre zona franca y Zona Libre de Colón están en dos guías verificadas de P4 Software: requisitos para operar en la Zona Libre de Colón y zona franca frente a Zona Libre de Colón.

Toda empresa con clave de operación gestiona sus movimientos comerciales mediante la Declaración de Movimiento Comercial Electrónico (DMCE). Existen cuatro tipos, y cada uno nace de un hecho distinto en la bodega.

La exigencia práctica es que, ante una declaración, la bodega pueda mostrar las cantidades, los lotes, los bultos y el destino. No basta con saber cuánto hay en total: hay que poder separar lo que pertenece a cada empresa.

• Cantidades: cuánto hay hoy de cada artículo y de quién es.
• Lotes: qué lote entró, con qué vencimiento y cuál salió primero.
• Bultos: cuántos bultos o pallets componen cada movimiento.
• Destino: a quién y hacia dónde salió cada despacho.

Cuando una de esas respuestas depende de la memoria de una persona o de una hoja de cálculo que se actualiza después, la declaración queda sin respaldo en el momento en que más se necesita.

Entre las actividades permitidas en la zona figuran introducir, almacenar, exhibir, acondicionar, empacar y reempacar, fraccionar envíos, envasar, ensamblar, agrupar, etiquetar, mezclar y conservar mercancías, con excepción de las importaciones prohibidas o restringidas.

La Ley 412 de 2023 amplió el artículo 44 de la Ley 8 de 2016 para incluir los servicios logísticos y multimodales, la cadena de suministro, el nearshoring y la gestión de inventarios. Confirme el alcance de su caso con la Administración de la ZLC.

Las operaciones exentas y las no exentas deben poder separarse con documentos. Esta guía no establece qué operación recibe qué tratamiento: eso lo definen la normativa vigente y su contador. Para el contexto, consulte la guía de P4 Software sobre requisitos para operar en la Zona Libre de Colón.

Conviene decirlo sin rodeos, porque de ello depende la confianza en el sistema.

• Lo que registra: recepciones, inventario separado por cliente propietario, lote, serie y vencimiento, movimientos entre ubicaciones, cuarentena y bajas con motivo, y los despachos con su destino.
• Lo que usted hace con eso: consultar esos movimientos en los reportes de logisticaHQ para preparar y sustentar cada declaración que presente en la DMCE.
• Lo que no hace: no presenta la DMCE, no tiene una integración con ella y no sustituye la gestión ante la Administración de la ZLC ni ante la ANA. El operador sigue siendo responsable de sus declaraciones.

Antes de declarar, pruebe si su sistema contesta estas preguntas sin buscar papeles.

1. ¿Cuántas unidades de este artículo hay hoy y de qué empresa son?
2. ¿Qué lotes componen esa existencia y cuándo vence cada uno?
3. ¿En qué ubicación está cada lote?
4. ¿Qué entró el mes pasado y con qué orden de recepción?
5. ¿Qué salió ayer, hacia qué destino y en cuántos bultos?
6. ¿Qué lotes salieron a qué cliente?
7. ¿Qué existencia está en cuarentena y no puede despacharse?
8. ¿Qué se dio de baja, cuándo y con qué motivo?
9. ¿Quién hizo cada movimiento y a qué hora?
10. ¿Puede entregar esta información hoy, en menos de una hora?